Sử dụng quy trình dưới đây để lựa chọn ra ứng cử viên tốt nhất, làm hài lòng tất cả người liên quan, và góp phần phát triển văn hóa chung của doanh nghiệp. Có thể coi quy trình này là một phiên bản khác của quy trình trong bài “Quy trình lựa chọn cởi mở giúp tìm ra những ứng viên sáng giá nhất”.

Tưởng tượng rằng bạn đang có một vị trí nhân sự quản lý bị bỏ trống cần người thay thế. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thăng chức hoặc điều chuyển công tác. Bạn đã thông báo thông tin trên cho toàn bộ công ty được biết và sau cùng lựa chọn được 8 ứng cử viên sáng giá nhất. Vậy từ nhóm 8 người ấy, làm thế nào để chọn ra được người tốt nhất, theo cách tốt nhất? Hãy thử tham khảo quy trình dưới đây, vốn đã được áp dụng rộng rãi, thu về kết quả tốt.

Quy trình này mang lại các ưu điểm vượt trội:

+ Đảm bảo chắc chắn đưa ra quyết định chính xác, tức là lựa chọn được ứng viên có chuyên môn tốt

+ Cho tất cả các ứng viên biết phản hồi về các điểm mạnh, điểm yếu của họ

+ Làm rõ cho mọi người biết các tiêu chí yêu cầu của vị trí đang trống là gì

+ Khiến tất cả các ứng viên cảm thấy hài lòng với quy trình, dù họ có được lựa chọn hay không

+ Phát triển văn hóa công ty, bằng cách thể hiện những giá trị tốt đẹp

+ Đảm bảo rằng người được chọn sẽ được ủng hộ, qua đó mở đường cho việc đảm nhận thành công vị trí được giao

Bắt đầu bằng việc thông báo quá trình lựa chọn

Nói cho các ứng viên biết rằng bạn muốn họ tham gia vào quá trình lựa chọn. Lên kế hoạch tổ chức một cuộc họp với cả 8 ứng viên và các nhân sự thông thường liên quan đến quá trình này, như giám đốc bộ phận, hay giám đốc nhân sự.

Vào đầu buổi họp, thông báo với mọi người về quy trình lựa chọn. Ví dụ như: “Chúng tôi sẽ yêu cầu các bạn xây dựng bộ tiêu chí lựa chọn cho vị trí này. Sau đó các bạn sẽ tự mình xếp hạng chúng, không cho người khác biết lựa chọn của mình, và tiếp theo xếp hạng các ứng viên còn lại theo tiêu chí mà bạn đưa ra. Cuối cùng chúng ta sẽ cùng xem kết quả và quyết định sẽ làm gì tiếp theo”.

Lựa chọn các tiêu chí đánh giá ứng viên

Đầu tiên, yêu cầu cả nhóm 8 ứng viên thảo luận và suy nghĩ về các tiêu chí nào nên được xem xét khi đánh giá ứng cử viên cho vị trí này, các tiêu chí mà họ cần phải có để thành công. Yêu cầu mỗi người đưa ra các tiêu chí mà mình lựa chọn (bạn có thể thu được từ mười đến hai mươi tiêu chí). Ghi tất cả các tiêu chí trên lên bảng, sau đó yêu cầu các ứng viên xem lại một lượt, hỏi họ có muốn bổ sung gì hay không.

Sau bước liệt kê sơ bộ trên, yêu cầu các ứng viên xếp các tiêu chí vào thành từng nhóm mà họ cho rằng tương đồng với nhau và đặt tên cho từng nhóm (có thể lấy tên chính là một trong các yếu tố có trong nhóm). Quá trình này sẽ giúp tạo ra sự tương tác, thảo luận giữa các ứng viên, qua đó gián tiếp xây dựng sự hiểu biết chung giữa họ về các tiêu chí.

Với việc gộp thành các nhóm lớn, giờ đây danh sách tiêu chí sẽ được rút gọn xuống còn từ 5 đến 12 tiêu chí chính.

Xếp hạng mức độ quan trọng của các tiêu chí

Bước tiếp theo, yêu cầu các ứng viên nhìn vào các tiêu chí chính vừa được xác định, thảo luận và đưa ra quyết định về mức độ quan trọng của chúng. Điều này giúp xây dựng sự đồng thuận giữa họ.

Ghi thứ tự sau cùng lên bảng, hỏi lại các ứng viên đã đồng ý hoàn toàn với danh sách này chưa? Có muốn bổ sung gì không? Có đồng ý lấy đó làm cơ sở cho việc lựa chọn ứng viên hay không?

Xây dựng ma trận Tiêu chí/Ứng viên

Vẽ lên tờ giấy một tấm bảng, trong đó cột dọc đầu tiên ghi tên các tiêu chí, hàng ngang đầu tiên là tên các ứng viên. Kẻ các đường ngang, dọc để phân chia giữa các tiêu chí, ứng viên. Kết quả bạn thu được là một ma trận, với tiêu chí là các dòng, và ứng viên ở các cột.

Nếu bất cứ tiêu chí nào có thể có thông tin cụ thể, ví dụ như “Bằng cấp”, hay “Số năm kinh nghiệm”, yêu cầu các ứng viên ghi thông tin cụ thể vào ô tương ứng của mình để cả nhóm tiện cân nhắc. Sau đó photo cho mỗi người trong phòng 1 bản (bao gồm cả các nhân sự quản lý liên quan).

Xếp hạng các ứng viên

Với tờ ma trận Tiêu chí/Ứng viên trên tay, yêu cầu các ứng viên xếp hạng các ứng viên khác theo từng tiêu chí, theo đánh giá như thế nào về họ nếu chỉ tính riêng tiêu chí ấy. Sau đó thu thập và tổng hợp lại kết quả. 

Chú ý là các kết quả của riêng mỗi ứng viên phải giữ bí mật hoàn toàn. Thông báo với các ứng viên rằng kết quả thu được không nhất thiết sẽ là sau cùng. Sau khi hoàn thành, mọi người sẽ cùng quyết định bước tiếp theo.

Tổng hợp lại và viết lên bảng điểm xếp hạng của từng ứng viên, trong đó tính riêng 2 loại điểm: từ các ứng viên khác, và từ nhóm nhân sự quản lý. Yêu cầu mọi người cùng xem và suy nghĩ về kết quả, sau đó từng ứng viên, và từng nhân sự quản lý sẽ đưa ra ý kiến của mình. Cuối cùng tất cả mọi người sẽ cùng nhau thảo luận ý kiến.

Cả nhóm đồng thuận về quyết định sau cùng

Có thể sẽ có một hoặc hai ứng viên nổi trội hơn hẳn trong bảng kết quả, hoặc cũng có thể theo xu hướng khác. Bất kể mọi người đi theo hướng nào, hãy khuyến khích họ thảo luận về kết quả sẽ đi đến đâu. Có thể họ sẽ đưa ra một quyết định hiển nhiên nhất, hoặc có thể họ đẩy quyết định lại về phía các lãnh đạo, hoặc cũng có thể có hành động khác. Bạn đang đi tìm sự đồng thuận cao nhất từ mọi người về bước đi tiếp theo thích hợp.

Sau cùng cảm ơn sự tham gia của mọi người và kết thúc buổi họp.

Lôi kéo  sự tham gia của “khách hàng”

Nếu trong công việc, bộ phận đang cần tìm nhân sự lãnh đạo có các khách hàng “nội bộ”, như các nhân sự khác, hay bộ phận khác, bạn có thể tham khảo thêm ý kiến của họ về tiêu chí lựa chọn. Ví dụ, trong ngành sản xuất hàng hóa, “khách hàng” của bộ phận Bảo trì sẽ là bộ phận Vận hành.

Cùng nhìn vào câu chuyện thực tế từ một nhà máy hóa chất ở Texas, Mỹ. Người quản lý bộ phận bảo trì quyết định hỏi ý kiến bộ phận vận hành về những điểm quan trọng với một người giám sát bảo trì. Trước sự ngạc nhiên của anh ta, bộ phận vận hành đánh giá không cao “kỹ năng bảo trì”. Điều họ đánh giá cao là một người có thể nhanh chóng tập hợp những nhân sự phù hợp nhất để giải quyết vấn đề. 

Người quản lý bộ phận bảo trì đã sử dụng tiêu chí mới này, sau cùng dẫn tới quyết định bổ nhiệm một nữ kỹ thuật viên đầu tiên cho vị trí giám sát. Cô này sau đó đã hoàn thành rất tốt vai trò của mình, trong một nhóm công tác vốn trước đó chỉ toàn do nam giới giám sát.