Để giúp mọi người mô tả sự phức tạp nhưng tinh tế của văn hóa làm việc, Tiến sĩ Royal Foote đã phát triển một công cụ có thể nhanh chóng ghi lại và truyền đạt rất nhiều phẩm chất vốn rất khó mô tả, rất khó để nói trực tiếp, về văn hóa làm việc.

Hầu hết các trải nghiệm trong cuộc sống đều không thể diễn tả bằng lời. Trong công việc, mô tả bằng lời về các vấn đề trong hoạt động, như dự án, tài chính, cấu trúc, phần cứng,…là khá đơn giản. Nhưng khi nói đến đời sống cá nhân của mỗi chúng ta, những điều thực sự quan trọng như các mối quan hệ, niềm tin, hy vọng, được lắng nghe, được đánh giá cao…tức là các trải nghiệm tức thề, cụ thể và bình thường của một thành viên trong tổ chức, là những điều từ ngữ khó thể cắt nghĩa được hết.

Trong hàng ngàn năm, con người đã sử dụng âm nhạc, các điệu nhảy, tranh vẽ, và các hình thức văn học như thơ ca, hay gần đây nhất là phim ảnh, để truyền đạt trải nghiệm của con người. Tất nhiên không hình thức nào trong số đó có thể tới được cốt lõi, nhưng chúng là những công cụ tốt nhất mà chúng ta có.

Với một số người, những gì được giới thiệu dưới đây có vẻ hơi đơn giản quá, thậm chí là giống như trò trẻ con. Tuy nhiên hãy thử một lần, biết đâu bạn lại thu được những kết quả không ngờ tới.

Nhiều nhà quản lý áp dụng phương pháp này, sau nhiều năm, nhìn lại các bức vẽ của mình, vẫn nhớ lại một cách sống động về những vấn đề được những hình vẽ mang tính ẩn dụ giúp chỉ ra và đưa lên bàn thảo luận, thường dẫn tới giải pháp khắc phục.

Cần phải làm gì?

Bởi vì thứ công cụ này là quá đỗi lạ lẫm và độc đáo, các thành viên trong nhóm của bạn cần một chút khởi động trước khi chính thức bắt tay vào nhiệm vụ. Nếu là nhóm trưởng, hay người điều phối, bạn hãy chia cả nhóm thành các nhóm nhỏ từ 4 tới 5 người. 

Với tư cách người điều hành, bạn hỏi các nhóm hãy nêu tên những thứ họ nghĩ đến khi nói về một khung cảnh thiên nhiên. Viết lên bảng những từ mà họ nói để tất cả cùng thấy được. Họ có thể bắt đầu với những từ cơ bản như con đường, ngôi nhà, cảnh vật. 

Nếu các nhóm có phần rơi vào bế tắc, bạn có thể chủ động gợi ý với những câu hỏi như: “Vùng cao nguyên thì sao?”, “cảnh quan miền nhiệt đới thì có gì?”.

Khi danh sách đã có từ 20 đến 40 từ, bao gồm đa dạng các hình thức phong cảnh, hãy nói với họ chuyển sang bước tiếp theo. Mỗi nhóm nhỏ sẽ vẽ một bức hình bao gồm tất cả các yếu tố mà thành viên trong nhóm cho rằng quan trọng với họ trong công việc. Họ có 40 phút để hoàn thành việc vẽ tranh. 

Điều đặc biệt là họ không được trực tiếp vẽ những sự vật, sự việc gặp tại công sở, mà phải ẩn dụ chúng, theo suy nghĩ của họ, bằng cách từ ngữ về phong cảnh mà chính họ vừa liệt kê ra.

Nhấn mạnh với họ rằng không phải quá suy nghĩ về việc xấu hay đẹp, miễn là chúng phản ánh những điều họ cho là quan trọng. Gợi ý cho họ rằng cả nhóm nên thảo luận trước về bối cảnh và bố cục của bức tranh, sao cho có thể đưa vào tất cả các yếu tố mà mọi thành viên mong muốn. Việc trực tiếp vẽ tranh có thể do tất cả, hay chỉ một vài người có “hoa tay” nhất, nhưng yêu cầu tất cả phải tham gia ý kiến.

Sau khi các nhóm hoàn thành sản phẩm của mình, tất cả sẽ ngồi lại với nhau, nghe từng nhóm thuyết trình về quá trình họ trải qua để đi đến quyết định sẽ làm gì, vẽ gì, ý nghĩa của từng thành phần trong bức tranh.

Thông thường mỗi nhóm sẽ đề xuất 1 cá nhân làm “người phát ngôn”. Nhưng với hình thức này, tốt hơn là nên mời lần lượt các thành viên trong nhóm bổ sung vào những thông tin mà họ cho rằng còn thiếu.

Hãy thật kiên nhẫn

Sẽ luôn có những sự hiểu nhầm, bỡ ngỡ khi mới bắt đầu. Đó là một bài tập lạ và một số người có thể còn cảm thấy xấu hổ, kỳ cục: “Người lớn ai lại đi làm trò này”. Nhưng sẽ không mất nhiều thời gian để các thành viên trong nhóm làm quen và bắt nhịp với nó. 

Nếu bạn chỉ có một nhóm nhỏ khoảng 5-6, hay 7 người, lại toàn các vị lãnh đạo, vẫn có thể “chơi” được trò này nếu chia làm 2 nhóm nhỏ. Điều quan trọng là mỗi nhóm thực hiện sản phẩm của mình một cách độc lập và riêng tư, đảm bảo họ không nhìn hay nghe thấy tiến trình thực hiện của các nhóm khác.

Mọi người thường rất sáng tạo, vẽ các chủ đề rất đa dạng, từ những khu rừng lá xanh, xe đua, xe đạp leo núi, tàu chiến, sân chơi,…Điều này thể hiện những khía cạnh quan trọng của văn hóa công sở mà thường ngày khó có thể được mô tả một cách rõ ràng, đơn giản và phong phú bằng các phương tiện khác.

Vẽ một bức tranh phong cảnh ẩn dụ là một một sự khởi đầu tuyệt vời cho quá trình phát triển văn hóa doanh nghiệp. Thông qua các bức vẽ sẽ tiết lộ các chủ đề quan trọng cần được thảo luận mà bình thường có thể không ai nghĩ tới để đưa lên bàn họp. Các thành viên trong nhóm thường muốn mang những bản vẽ này về lại văn phòng, treo lên tường ở nơi dễ thấy nhất. Đó thực sự là một trải nghiệm đáng nhớ với họ.