Khi một nhóm làm việc mới được thành lập, các thành viên tìm đến sự chỉ đạo của người đứng đầu. Nếu người lãnh đạo cung cấp quá nhiều định hướng, nhóm sẽ trở nên thụ động, thất vọng và sau cùng sẽ tan rã. Ngược lại, với quá ít định hướng, cả nhóm sẽ lúng túng như một đứa trẻ sơ sinh, trở nên thất vọng với chính mình và không có khả năng ổn định để làm việc.

Một người lãnh đạo khéo léo sẽ tránh được tình huống khó xử giữa quá ít và quá nhiều sự chỉ đạo, bằng cách quản lý chặt chẽ quy trình ra quyết định của nhóm, đồng thời nhấn mạnh rằng các thành viên phải đóng góp kỹ năng và kinh nghiệm của họ cho nhiệm vụ của nhóm.

Nhóm làm việc có thể rất đáng sợ

Thành viên của các nhóm mới thành lập ban đầu luôn tỏ ra e ngại. Họ cần một nhà lãnh đạo an toàn và đáng tin cậy. Nhiều nhà quản lý phủ nhận rằng các nhóm làm việc là một thứ rất đáng sợ. Nhưng sự thật là như vậy. Nếu bạn cho rằng điều đó không đúng, hãy thử tưởng tượng bản thân mình bước vào một nhóm mới, bạn sẽ không thể biết:

+ Ai biết ai, và có tồn tại mối quan hệ hay cam kết nào không.

+ Ai sẽ làm điều gì, tham gia xây dựng, thể hiện sự thống trị, tấn công, hay xem nhẹ.

+ Hạnh đồng trong nhóm sẽ có ảnh hưởng gì tới sự nghiệp của bạn.

+ Các thành viên mới và người lãnh đạo có một kế hoạch bí mật nào không.

+ Liệu bạn có vô tình biến mình trở thành kẻ ngốc trước mặt mọi người không.

Nếu có các nhân sự thuộc nhiều cấp bậc khác nhau trong cùng một nhóm, các vấn đề sẽ còn phức tạp hơn. Ở những nhóm này, đặc biệt khi lòng tin và các mối quan hệ đang ở mức thấp:

+ Những người nắm quyền lực sẻ hành xử theo cách khẳng định “đẳng cấp” của mình.

+ Cấp dưới sẽ cố gắng thể hiện năng lực của họ, hoặc cố gắng vượt qua các đồng nghiệp.

+ Những người khác sẽ khẳng định chỗ đứng của họ, thể hiện rằng họ không sợ hãi trước uy quyền, hoặc họ sẽ cố gắng thể hiện sự độc lập của mình.

Vì những lý do này và nhiều lý do khác, rất khó khăn với một nhóm, với nhiều cấp bậc quyền lực khác nhau, có thể trở thành một nhóm hoạt động trơn tru. Thông thường sẽ cần những người đóng vai trò điều phối giàu kỹ năng và kinh nghiệm Lý tưởng nhất, vào một thời điểm nào đó, cả nhóm sẽ phải có một cuộc họp thẳng thắn về cách thức quản lý các vấn đề bị chi phối quá nhiều bới quyền lực này. 

Nhưng cuối cùng, nếu mọi việc suôn sẻ, theo thời gian, các thắc mắc của mỗi cá nhân về nhóm mới được trả lời đầy đủ tới mức mọi người cảm thấy có thể ổn định lại để làm việc. Quá trình này sẽ nhanh hơn nếu người lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ quy trình hoạt động của nhóm, để các thành viên cảm thấy hiệu quả.

Mỗi chúng ta có lẽ đều từng ở trong một nhóm có lãnh đạo là người còn thiếu kinh nghiệm. Chính người này khiến cho cả nhóm bị chìm trong hố sâu của sự bất ổn định mà không tìm cách vượt qua được. Đó là một trong những trải nghiệm khó chịu nhất, và nó có thể xảy ra ngay cả khi tất cả thành viên trong nhóm đều có năng lực và giàu kinh nghiệm. Rất ít người muốn nói thẳng với người lãnh đạo đó rằng họ không đủ năng lực. Đừng coi thất bại của nhóm là một vấn đề mang tính cá nhân. Các vấn đề của nhóm là về tâm lý và sự năng động của nhóm, không nhất thiết phải có liên quan tới năng lực của riêng từng thành viên.

Đầu tiên – Giải quyết vấn đề dễ trước

Những người lãnh đạo giàu kinh nghiệm và các điều phối viên chuyên nghiệp thường ổn định nhóm làm việc mới bằng cách yêu cầu các thành viên liệt kê ra những quy tắc cơ bản cho các buổi họp nhóm mà họ yêu thích. Cả nhóm sau đó cùng nhau quyết định xem danh sách trên có thực sự là thứ họ muốn hướng tới và làm theo, để quản lý công việc của chính họ hay không. Cách làm này mang nhiều ưu điểm:

+ Là “công cụ phá băng” giữa những người lần đầu tiên làm việc cùng nhau.

+ Giúp mọi người nói lên ý kiến của mình.

+ Thể hiện rằng các cuộc họp sẽ được diễn ra một cách dân chủ nhất, rằng người lãnh đạo luôn rộng mở trước ý tưởng của mọi người.

+ Thể hiện rằng người lãnh đạo tôn trọng và đánh giá cao năng lực của nhân viên.

+ Nó giúp nhanh chóng mang lại “chiến thắng” đầu tay cho nhóm làm việc mới, cụ thể là giải quyết được một vấn đề và đưa ra được một quyết định quan trọng.

+ Nó giúp mọi người trong nhóm tìm hiểu về nhau.