Ngài Barry kính mến,

Tôi là giám đốc hậu cần tại một công ty xử lý và tái chế chất thải. Tôi quản lý các nhân viên tại hiện trường cũng như các công việc ngày này qua ngày khác tại văn phòng công ty. Mỗi thứ hai hàng tuần (không lỡ một buổi nào cả) tôi tổ chức một cuộc họp để “đưa các vấn đề lên bàn thảo luận” cũng như để động viên tinh thần của họ. Tuy nhiên, dường như tôi sắp hết việc để làm với họ rồi. 

Công việc của họ không phức tạp, nhưng đòi hỏi phải lao động và ý thức chung, cũng như hiểu biết về dịch vụ khách hàng. Họ là những nhân viên rất tuyệt vời, tôi không có gì để phàn nàn cả. Tôi chỉ dường như không tìm thấy bất cứ điều gì khác để tiếp tục trao đổi với họ. Khi tôi hỏi họ rằng tôi có thể làm gì để giúp họ, hoặc bất cứ đề xuất gì không, câu trả lời tôi nhận được luôn là “mọi việc đều ổn cả” hoặc “không có phàn nàn gì cả”. 

Tôi không ngừng đánh giá cao những đóng góp trong công việc của họ hàng ngày, tôi không hề xem nhẹ việc đó. Tôi đã thử tìm hiểu một video về truyền cảm hứng, nhưng nó có vẻ quá phức tạp. Tôi muốn đưa ra những điều vui vẻ, thú vị, để họ có thể phấn chấn và làm việc tốt hơn. Tôi muốn họ xem các công việc thường ngày của họ như những sự thử thách. Ngài có thể cho tôi bất cứ ý tưởng nào được không? Tôi sẽ rất biết ơn với bất cứ điều gì ngài có thể nghĩ tới.

Cảm ơn rất nhiều!

Darlene

Im lặng trong các cuộc họp – Một vấn đề phổ biến tại công sở

Phía trên là một email được gửi tới Tiến sĩ Barry Phegan, một chuyên gia hàng đầu về văn hóa doanh nghiệp. Ông đã hồi đáp lại người đó như sau:

Darlene thân mến,

Tôi muốn được chúc mừng bạn vì đã tổ chức tốt các cuộc họp thường kỳ. Kể cả khi mọi người im tiếng, hãy tiếp tục cố gắng.

Vấn đề bạn đang phải đối mặt – làm sao để cho nhân viên lên tiếng trong buổi họp, thực ra rất phổ biến. Tôi đã từng dành ra hàng giờ đồng hồ với nhiều nhóm nhân viên trong ngành tái chế. Tôi nghĩ mình hiểu điều bạn đang muốn nói. Bạn cần phải cực kì kiên nhẫn và kiên trì. Sau cùng một vài người trong họ sẽ lên tiếng, và như thế là đủ. Sẽ luôn có ai đó giữ im lặng tới cùng, song điều đó không sao cả.

Có 2 chủ đề tôi đã từng sử dụng để khiến mọi người lên tiếng. Một là về an toàn lao động – “Điều gì chúng ta có thể làm để môi trường công việc ở đây an toàn hơn?”. Chủ đề thứ hai là về cải tiến – “Điều gì chúng ta có thể làm để khiến mọi việc ở đây diễn ra suôn sẻ hơn?”hoặc, “Điều gì sẽ khiến công việc của bạn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn?”.

Sử dụng quy trình 4 bước ra quyết định

Tôi thích sử dụng quy trình 4 bước trong việc ra quyết định. Bước đầu tiên là “Mô tả tình huống, vấn đề”. Bạn có thể nói với nhóm trong một buổi họp rằng buổi tiếp theo sẽ nói về bất cứ vấn đề nào mà họ gặp phải và muốn được thảo luận, trong các lĩnh vực như an toàn lao động, cải tiến, làm cho công việc dễ dàng hơn, hay bất cứ điều gì quan trọng đối với họ. Nói với họ rằng buổi họp tuần sau bạn muốn xây dựng 1 danh sách tất cả những điều họ nghĩ tới, càng dài càng tốt.

Chuẩn bị sẵn sàng

Trong tuần hôm đó, hãy nói chuyện riêng với càng nhiều thành viên trong nhóm càng tốt về buổi họp tuần sau đó và các kinh nghiệm trong công việc của họ. Thậm chí bạn có thể cân nhắc thực hiện 1-2 cuộc “phỏng vấn” riêng với thành viên trong nhóm mỗi tuần.

 Làm những gì bạn có thể để khuyến khích họ suy nghĩ về các vấn đề đó trước buổi họp, và để họ hiểu rằng bạn trân trọng kinh nghiệm và ý tưởng của họ, rằng bạn muốn họ nói lên suy nghĩ của mình trong buổi họp. 

Đừng chờ tới tận buổi họp hôm sau mới mở lời. Hãy thực hiện càng nhiều công tác chuẩn bị theo kiểu một-đối-một trên càng tốt. Đặt nền móng cho buổi họp tiếp theo.

Sử dụng sổ ghi chép

Tôi luôn sử dụng sổ tay ghi chép trong những cuộc họp để ghi ra điều mà mọi người nói. Nó có vẻ lỗi thời, nhưng lại rất phù hợp trong nhiều tình huống thực tế. Nếu không ghi lại một cách công khai những gì mọi người nói, sẽ có quá nhiều điều có thể bị bỏ sót, và mọi người sẽ không tin rằng bạn thực sự đã lắng nghe lời họ nói.

Chú ý ghi chép lại theo đúng ngôn từ mà họ nói ra và kiểm tra lại với họ để đảm bảo chắc chắn rằng bạn đã hiểu đúng ý. Tôi thường đi 1 vòng quanh nhóm, hỏi từng người một, để mọi người biết trước rằng sẽ đến lúc tôi yêu cầu họ phải lên tiếng. Giới hạn mỗi người chỉ được nói ra một ý kiến, cho đến khi tất cả mọi người đều có cơ hội để nói. Nếu không làm như vậy, sẽ có một vài người tỏ ra chiếm “thế thượng phong”, nói chiếm hết phần người khác, khiến suy nghĩ, ý tưởng của họ bị bỏ phí. 

Sẽ không có sự né tránh, che giấu nào cả, tất cả mọi người đều sẽ được hỏi, và bất cứ điều gì họ nói ra sẽ được ghi chép lại, kể cả những bình luận mang tính tiêu cực. (Khi bạn ghi lại cả những điều tiêu cực, thậm chí cả những lời chửi bới, sẽ rất dễ thu hút sự chú ý của mọi người. Bởi họ biết rằng bạn rất nghiêm túc trong việc lắng nghe và đánh giá cao lời nói của họ. Nó cũng có thể dẫn tới những tình huống hài hước, khiến mọi người bật cười, điều đó lúc nào cũng tốt).

Mọi người nói ra điều gì cũng ok cả. Tôi chỉ ghi chép chứ không đưa ra bất cứ sự phản hồi nào, ngoại trừ những câu hỏi mang tính xác nhận như: “Tôi ghi thế đúng chưa?”, “Còn gì bổ sung thêm không?”.

Bước từng bước một

Chỉ với một cuộc họp là khá đủ để liệt kê tất cả những vấn đề mà nhóm đang gặp phải. Bạn thậm chí có thể nói rằng: “Hôm nay chúng ta sẽ chỉ liệt kê các vấn đề mà thôi. Tuần tới chúng ta sẽ xem xét các đề xuất của mọi người nhằm thay đổi tình hình”. Tôi khuyên bạn vào cuối buổi họp nên nhanh chóng thực hiện kiểm tra Delta-Cộng nhằm xác định những gì họ hài lòng về cuộc họp vừa qua và muốn cải thiện trong cuộc họp sắp tới. Đó là cách tốt nhất để cải thiện chất lượng cuộc họp tiếp theo, cũng như cho mọi người thấy đề xuất của họ được tôn trọng.

Nếu sử dụng sổ ghi chép, bạn có thể giúp cả nhóm và chính mình bằng cách nói điều gì đó cởi mở, mời gọi và thẳng thắn. Ví dụ: “Việc này còn mới mẻ với tôi và tôi lại đánh vần không được tốt cho lắm. Nếu tôi có mắc lỗi gì, ai nhận ra thì hãy nói cho tôi biết nhé. Tôi cần sự giúp đỡ của các bạn để việc này thành công. Điều này là mới mẻ với tất cả chúng ta”.

Luôn gắn chủ đề với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Bạn có thể đưa ra cho cả nhóm ý tưởng rằng việc liên tục cải tiến là rất quan trọng để công ty có thể cạnh tranh và giữ được vị trí của mình trên thị trường, đồng nghĩa với việc họ có thể giữ được việc của mình. Các đối thủ cạnh tranh luôn trở nên hiệu quả hơn và công ty của các bạn cũng cần phải như vậy. 

Điều đó không phải chỉ là vấn đề về hiệu quả. Nó còn là làm cho mọi thứ vận hành suôn sẻ và dễ dàng cho họ, khiến họ cảm thấy vui vẻ khi làm điều đó. Họ là những người gần gũi với công việc nhất, và có thể cũng là gần với khách hàng nhất. Họ biết điều gì cần phải làm. Công việc của bạn là giúp họ nói lên những gì họ biết và hành động dựa trên nó.

Đối phó với những cá nhân “nổi loạn”

Đôi khi trong nhóm có một hay hai người luôn tỏ ra chống đối, kích động người khác hành xử theo hướng chán nản, thù địch. Những người này khiến mọi người cảm thấy chán nản và không muốn hợp tác với phía những người lãnh đạo. Họ e ngại sự cởi mở nhưng chính bản thân họ lại không nhận ra điều này. Thay vào đó họ thể hiện ra bên ngoài qua các hành động chế nhạo, chê bai những người dám lên tiếng và tỏ thái độ hợp tác. Đó là những người rất có hại cho sự thành công của nhóm và sẽ tốt hơn cho mọi người nếu họ không tham dự.

Với một chút may mắn, những kẻ phá bĩnh này cuối cùng sẽ thay đổi, quay lại với mục tiêu chung của nhóm, hoặc tự động rời bỏ. Có thể là do áp lực sau cuộc họp từ những người ủng hộ, rằng họ đã chịu đựng đủ và đã đến lúc dừng thái độ ấy lại. Áp lực từ những người đồng cấp hiệu quả hơn bất cứ điều gì bạn có thể làm trên cương vị người quản lý. Tất cả những gì bạn cần làm là tiếp tục cung cấp cơ hội cho mọi người được cởi mở, tham gia và hợp tác.

Hãy dựa vào những con người của bạn – Họ muốn bạn thành công

Nếu mọi người trong nhóm của bạn không lên tiếng và nhiệt tình tham gia, không có nghĩa là họ không muốn thế. Phần lớn mọi người muốn trở thành một thành viên tích cực và có giá trị trong nhóm làm việc của mình. Điều đó giúp họ có một ngày làm việc tốt đẹp, trở về nhà với suy nghĩ rằng anh ấy hay cô ấy đã làm việc hiệu quả và mang tính xây dựng. 

Nếu bạn kiên trì, bạn sẽ khai thác được nhu cầu cơ bản này của mọi người. Họ muốn có một môi trường làm việc tuyệt vời. Sau cùng họ sẽ ủng hộ bạn, miễn là bạn luôn giữ cánh cửa rộng mở với họ.