Mọi người chỉ có thể làm tốt hết sức mình khi họ biết vị trí của mình trong nhóm làm việc. Phản hồi trung thực giữa các cá nhân cho mọi người biết điều gì đang thực sự diễn ra.

Hai khía cạnh để cải thiện phản hồi

Các quyết định không phải tự nhiên mà sinh ra. Chính tình huống là thứ chủ yếu cho mọi người biết họ cần làm gì. Mặc dù mọi người có thể chưa từng có đầy đủ thông tin về tình huống hay vấn đề đặt ra trước mắt, bạn vẫn có thể làm rất nhiều để giúp họ đưa ra các quyết định tốt hơn. Ngữ cảnh và thông tin cơ bản về các tình huống gặp vấn đề này thường bao gồm 2 khía cạnh lớn:

+ Các mối quan hệ cá nhân với cá nhân – cách mọi người được trải nghiệm bởi người khác, và ảnh hưởng của họ đối với những người khác hoặc với những phòng ban, đơn vị khác.

+ Các lĩnh vực hoạt động – thông tin về sản phẩm mới, chiến lược kinh doanh, khách hàng, tài chính, các phòng ban khác, các sáng kiến trên phạm vi toàn công ty.

Bài viết này sẽ đi sâu vào khía cạnh đầu tiên – Mối quan hệ giữa các cá nhân.

Mọi người không phải lúc nào cũng biết điều gì đang diễn ra

Phần lớn mọi người cố gắng làm điều đúng đắn, phù hợp với tình huống đang xảy ra nhất có thể. Nhưng họ không thể hòa nhập vào thứ mà đơn giản là họ không biết. Các tình huống công việc chủ yếu chứa đựng những chỉ thị từ cấp trên, yêu cầu từ cấp dưới, đơn hàng của khách hàng, sản phẩm mới và các sáng kiến bán hàng, những yêu cầu giữa các bộ phận với nhau. Những dòng thông tin này không được hiệu chỉnh nên thường rất hỗn độn. Để mọi thứ thêm phức tạp, mọi người còn thêm vào chúng những quan điểm cá nhân và nhu cầu riêng của họ.

Bất chấp sự hỗn loạn một cách bình thường này, may mắn là các tình huống công việc thường được theo dõi qua phản hồi liên tục từ hệ thống và con người. Nhưng ở cấp độ giữa cá nhân với cá nhân, thật không may là những phản hồi này lại thường không đủ tin cậy. Các cộng sự trong công việc có thể cảm thấy miễn cưỡng khi phải nói ra những gì họ thực sự nghĩ, hay thảo luận về suy nghĩ của họ khi làm việc cùng người khác, hay ảnh hưởng của người khác lên họ và lên cả nhóm làm việc. Khi một người phản hồi lại, ngay cả với ý định tốt nhất, đối với thông tin không đầy đủ này, hành động của người ấy vẫn thường không phù hợp. Làm thế nào chúng ta có thể đưa ra phản hồi đúng về những gì chúng ta không biết?

Để cải thiện điều này, một số công ty thi hành một quy trình chính thức giúp cung cấp cho mọi người thông tin chính xác, thẳng thắn và mang tính xây dựng nhất về trải nghiệm của người khác với họ. Với thông tin tốt hơn, mọi người sẽ làm việc tốt hơn. Họ cũng cải thiện được cơ hội đạt được các mục tiêu sự nghiệp của cá nhân mình.

Điều gì tạo nên những phản hồi tốt?

Một quy trình phản hồi tốt sẽ giả định rằng mọi người luôn cố gắng làm điều đúng, nhưng không phải lúc nào cũng có thông tin chính xác về tình huống mà họ gặp phải. Đó là dựa trên quan điểm của văn hóa hoặc hệ thống. Nó khác với cách đánh giá nhân viên theo kiểu truyền thống, vốn cho rằng một người có vấn đề và cần được hướng dẫn cách sửa chữa hành vi của họ. Đí là cách nhìn không chính xác và phản khoa học về một con người. Không giống như trang thiết bị hay máy móc, con người không có các bộ phận bị hỏng hóc cần sửa chữa.

Quy trình phản hồi tốt nhất sẽ cho mỗi thành viên trong nhóm làm việc các thông tin chính xác về tình hình công việc của họ – trong trường hợp này là từ chính các đồng nghiệp thân thiết gần gũi nhất. Lý tưởng nhất, phản hồi sẽ giúp xây dựng sư hỗ trợ từ cả nhóm cho mỗi thành viên và qua đó tăng cường mối quan hệ trong nhóm. Dưới đây là một phương pháp được áp dụng thành công ở rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Hành lên kế hoạch khoảng vài giờ đồng hồ cho bài tập này. Giải thích trước cho mọi người về điều sẽ xảy ra.

Quy trình phản hồi tham khảo

Tập hợp càng đông đảo mọi người trong nhóm làm việc càng tốt, lý tưởng nhất là từ 6 đến 12 người. Lần đầu tiên làm điều này bạn có thể chỉ nên mời những người trực tiếp thuộc nhóm làm việc, không mời khách hàng, cấp dưới, quản lý cấp trên, đối tác, hay nhân sự từ các bộ phận hay phòng ban khác. Mời những người “ngoài cuộc” này tới những phiên họp trong tương lai, sau khi các thành viên đã thoải mái hơn với việc sử dụng quy trình phản hồi này.

Yêu cầu mỗi thành viên dành 10 phút để ghi ra giấy 2 điều họ nghĩ về mỗi người trong phòng:

1. Điều gì đó người này đã từng làm khiến bạn rất thích, đã giúp cho bạn và cả nhóm làm việc tốt hơn? Đó là điều bạn muốn người ấy tiếp tục làm.
2. Điều gì đó bạn muốn người này làm để có thể giúp bạn và cả nhóm làm việc tốt hơn? Có thể là một điều gì người đó đang làm nhưng bạn muốn họ làm tốt hơn nữa, hoặc điều gì đó hoàn toàn mới.

Khi họ hoàn thành, mời một người đứng lên trước cả phòng. Người này sau đó sẽ lần lượt nhận được các phản hồi về bản thân mình từ các thành viên khác trong buổi họp. Người được chọn sẽ ghi chép lại đầy đủ ý kiến của mọi người. Khi tất cả xong xuôi, hãy mời họ phát biểu ý kiến về những gì vừa ghi chép được. Ví dụ như họ đã nghe được gì từ cả nhóm, hoặc chúng có giúp họ nhìn ra gợi ý nào không. Sau đó mời họ ngồi xuống.

Tiếp tục thực hiện quy trình trên với những người còn lại trong phòng họp, không ai là ngoại lệ cả. Hễ có mặt trong phòng là sẽ phải nghe và ghi chép những phản hồi về bản thân mình, kể cả những quản lý cấp cao nhất (trừ những người điều phối cuộc họp từ bên ngoài được mời đến).

Kết quả thu được

Khi mọi người có được bức tranh chính xác hơn về hoàn cảnh của họ, họ sẽ đưa ra được những quyết định tốt hơn, vì vậy hiệu quả công việc sẽ tốt hơn. Những sự thay đổi thường sẽ đến ngay lập tức và rất đáng kể. Quy trình này cũng giúp xây dựng tinh thần đồng đội để từ đó sự hợp tác giữa các phòng ban cũng được cải thiện đáng kể.

Các buổi họp phản hồi “360 độ” này nên được thực hiện 3 đến 6 tháng một lần. Mặc dù ban đầu mọi người có thể sẽ không thoải mái, họ sẽ sớm cảm thấy dễ dàng hơn trong việc đưa ra và nhận về những phản hồi. Sau đó, có thể mở rộng nhóm họp trên để bao gồm thêm các thành phần như là cấp dưới, cấp trên, khách hàng, hoặc nhân sự từ các phòng ban khác.