Quá trình ra quyết định đúng đắn sẽ đảm bảo cho ra sản phẩm là những quyết định hợp tình. Quy trình gồm 4 bước rất đơn giản và rõ ràng dưới đây sẽ giúp bạn làm được điều đó. Nó phù hợp trong cả môi trường làm việc nhóm lẫn một đối một.

Quyết định được đưa ra thế nào sẽ “báo hiệu” cho mọi người về loại văn hóa mà bạn mong muốn. Ví dụ, nếu bạn đưa ra quyết định mà không cần sự tham gia của những người bị ảnh hưởng trực tiếp, bạn sẽ đưa ra dấu hiệu rằng bạn không muốn mọi người tham gia vào. Từ đó mọi người cũng sẽ không can dự tới. 

Tất nhiên không phải với quyết định nào cũng phải họp mọi người lại bàn luận. Nhưng với các vấn đề khó khăn nan giải, khi bạn muốn khai thác hết kinh nghiệm của mọi người, hoặc bạn cần sự gắn kết của họ để giúp quyết định được thành công, bỏ thời gian ra cùng nhau ra quyết định là việc rất đáng làm.

Quy trình gồm 4 bước dưới đây sẽ đảm bảo giúp bạn đưa ra được các quyết định sáng suốt nhất và chắc chắn chúng sẽ được thực hiện suôn sẻ sau đó. Nó cũng gia tăng sức mạnh của văn hóa công ty qua việc xây dựng sự gắn kết với công việc, niềm tin, sự cởi mở, tinh thần đồng đội và hợp tác.

Quy trình 4 bước để đưa ra quyết định

Bước 1. Mô tả tình huống đang gặp phải một cách rõ ràng dưới góc nhìn của từng người

Bước 2. Liệt kê ra các phương án hành động có thể thực hiện

Bước 3. Đồng thuận về điều gì là quan trọng trong quá trình lựa chọn giữa các phương án (tiêu chí lựa chọn)

Bước 4. Thống nhất về hành động sẽ thực hiện – ai sẽ làm gì.

Cụ thể bạn sẽ phải làm gì?

Giả sử bạn là trưởng nhóm. Bạn đã tập hợp tất cả những người ảnh hưởng bởi quyết định, đồng thuận với nhau về các quy tắc cơ bản của nhóm, và đồng thuận về việc sử dụng quy trình 4 bước ở trên (Bạn nên ghi lên bảng hoặc chiếu lên màn hình để mọi người tiện theo dõi). Với tư cách người lãnh đạo hay người điều phối buổi làm việc, bạn sẽ dẫn dắt cả nhóm qua 4 bước của quá trình ra quyết định, trong khi họ sẽ lấp đầy những nội dung cần thiết. Dưới đây là những gì cần làm.

1. Xác định tình huống đang đối diện là gì?

Ở đầu trang giấy ghi chép, viết tên chủ đề cần đưa ra quyết định. Phía dưới nó ghi: “1. Tình huống-vấn đề”. Giải thích với mọi người rằng “tình huống” có nghĩa là, bối cảnh, toàn bộ sự việc, cách mọi người trải nghiệm nó, đối với họ điều đó như thế nào. Điều này khác với việc mô tả “vấn đề” theo kiểu phân tích. Bạn không yêu cầu họ phải phân tích một cách trừu tượng. Bạn đang hỏi họ về những trải nghiệm thực sự của bạn về tình huống hay vấn đề đang được đề cập.

Đi vòng quanh nhóm, yêu cầu mỗi người nói lên một điều họ thấy hay trải nghiệm về tình huống mà họ cho rằng liên quan trực tiếp đến bản thân mình, hoặc họ cảm thấy quan trọng. Viết tất cả suy nghĩ của mọi người lên tờ giấy, đánh số thứ tự ở đầu mỗi ý. Tiếp tục thực hiện việc ghi nhận ý kiến này cho tới khi không ai còn ý nào muốn bổ sung nữa. Chú ý yêu cầu mọi người không thảo luận hay nhận xét trong suốt quá trình. Bản thân bạn cũng đừng đưa ra bình luận nào về điều mọi người nói. Thậm chí cả những câu đơn giản như: “Ý tốt đấy” cũng không nên. Hãy giữ mình ở trạng thái trung lập nhất có thể. 

Nếu ai đó muốn phản biện lại một ý nào đó, ví dụ họ nói: “Tôi không cho rằng điều đó đúng”, hoặc: “Đó không phải là vấn đề”, bạn đáp lại họ: “Tôi hiểu rằng bạn không nhất thiết phải đồng ý với cách mỗi người khác nhìn nhận tình huống, nhưng ngay lúc này đây chúng ta chỉ muốn hoàn thành một danh sách những điều chúng ta nghĩ về tình huống ấy. Chúng ta sẽ thảo luận và đánh giá sau, được không ạ?”. Sau đó dán tờ giấy lên bảng cho mọi người cùng thấy (Hoặc sử dụng máy chiếu hay bất cứ công nghệ nào thuận tiện với bạn). 

Nếu bản thân bạn cho rằng còn ý nào thiếu và quan trọng, hãy tự bổ sung thêm vào danh sách. Điều này sẽ được duy trì trong cả 3 bước đầu tiên của quá trình. Bạn hãy chờ đến cuối cùng, sau khi không còn ai muốn nói gì nữa, sau đó bổ sung quan điểm của mình, chỉ khi nó khác biệt rõ rệt so với tất cả những gì mọi người đã nói. 

Tiếp theo đó hãy kiểm tra sự đồng thuận của mọi người về danh sách sau cùng. Sự đồng tình của mọi người ở mỗi bước là điều kiện căn bản nhất để xây dựng sự đồng thuận. “Tất cả chúng ta có đồng ý rằng đây là tất cả những cách nhìn của chúng ta về tình huống không? Còn gì bổ sung không ạ?”, hãy hỏi mọi người như vậy và cho họ thời gian suy nghĩ trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

2. Có thể làm gì với tình huống này?

Ở bước thứ 2, sử dụng quy trình như đã dùng ở bước 1. Viết lên đầu trang giấy mới: “2.Chúng ta có thể làm gì?”. Sau đó nói với mọi người: “Hãy đi vòng quanh nhóm một lần nữa. Các bạn tiếp tục thoải mái nói lên bất cứ điều gì bạn cho rằng có thể là một hành động khả thi cho tình huống, hoặc điều gì bạn muốn sẽ xảy ra. Sử dụng trí tưởng tượng. Chúng ta sẽ cần một danh sách càng dài càng tốt. Hãy sáng tạo lên, điều gì cũng được!”.

Một lần nữa yêu cầu mọi người không bàn luận hay nhận xét về ý kiến của người khác. Sau khi mọi người đã nêu hết ý kiến, kết luận: “Các bạn đã chắc rằng không còn gì để bổ sung không? (tạm ngừng) Các bạn có đồng ý rằng chúng ta đã lập xong danh sách mô tả đầy đủ về vấn đề và một danh sách tất cả những hành động có thể thực hiện được để giải quyết nó không?”.

Sau khi tất cả mọi người đã đồng thuận, bạn đã vượt qua được một nửa chặng đường.

3. Chúng ta nên lựa chọn như thế nào?

Với tờ giấy thứ 3, ghi lên dòng đầu tiên: “3. Chúng ta nên lựa chọn thế nào – Tiêu chí?”. Sau đó nói: “Điều gì quan trọng cần ghi nhớ khi chúng ta xem qua 2 trang về “vấn đề” và “giải pháp”? Làm thế nào để chúng ta chọn ra được các giải pháp tốt nhất? Tiêu chí là gì?”.

Nếu ai đó lên tiếng ủng hộ một giải pháp nào đó trong danh sách, bạn có thể nói: “Điều chúng ta cần biết là tại sao bạn cho rằng giải pháp đó là quan trọng, tiêu chí bạn đặt ra là gì?”. Với một chút kiên nhẫn, bạn sẽ thu về các tiêu chí như: chi phí, thời gian, thủ tục, tính khả thi về mặt kỹ thuật,…Bước thứ 3 này với nhiều người có thể sẽ khó hơn. Vì vậy hãy dành nhiều thời gian hơn để mọi người suy nghĩ.

Đến thời điểm này, ai đó có thể sẽ đề xuất bỏ phiếu, hoặc nhóm các ý trong danh sách lại thành các nhóm lớn có ý nghĩa tương tự nhau. Nếu không ai đề xuất, chính bạn hãy làm điều đó.

“Bây giờ chúng ta đã biết được điều gì là quan trọng trong việc lựa chọn, hãy nhìn lại vào danh sách các giải pháp. Lấy một tờ giấy và ghi ra 4 giải pháp cá nhân các bạn cho là quan trọng. Chúng ta sẽ không đưa ra quyết định ngay lập tức, nhưng chúng sẽ giúp xác định điều gì tất cả các bạn đều thấy quan trọng”.

Thu lại tờ giấy của mọi người và tổng hợp kết quả, đánh dấu các giải pháp được nhiều người lựa chọn nhất.

4. Ai sẽ làm điều gì?

Sau các bước 1,2 và 3, bạn đã sẵn sàng đi tới bước cuối cùng.

“Chúng ta đều đã hiểu rõ vấn đề, các giải pháp có thể, và các tiêu chí lựa chọn quan trọng với cả nhóm. Chúng ta đã đi được 3/4 chặng đường”. Chỉ tay về phía sơ đồ 4 bước trên bảng để mọi người cùng nhìn lại chặng đường vừa trải qua.

Tiếp theo hãy hỏi mọi người xem có một giải pháp nào, hoặc một nhóm giải pháp nào phù hợp với vấn đề được đặc ra không. Nếu không có ai lên tiếng, hãy nói tiếp: “Có ai có một gợi ý nào về điều chúng ta cần làm bây giờ không?” Hãy kiên trì chờ đợi, cho mọi người thời gian suy nghĩ. Nếu vẫn không ai lên tiếng, bạn có thể hỏi: “Có giải pháp nào có ở chính vị trí công tác của các bạn không? Có ai muốn nhận thực hiện điều gì đó trong bảng danh sách trên không?”. Khi họ bắt đầu xung phong, hãy viết tên họ bên cạnh các giải pháp trên danh sách. Hoặc lập hẳn một danh sách mới ghi tên là “Hành động”.

Thường thì sẽ có những giải pháp được 2 hay nhiều người cùng xung phong làm. Vì vậy hãy cho mọi người nhiều thời gian để suy nghĩ.

(Thông thường trong nhóm mọi người sẽ đảm nhận trách nhiệm với vấn đề và giải pháp của chính họ. Cả nhóm không nên đưa ra những giải pháp cho người khác, hoặc cho một nhóm người không có mặt trong phòng. Nếu thực sự cần thiết sự đóng góp của một người khác, hay một nhóm khác, nhóm bạn có thể quyết định về việc tổ chức một cuộc họp riêng với họ, hoặc mời họ đến tham dự buổi họp tiếp theo của cả nhóm).

Khi số lượng giải pháp có người nhận thực hiện đã nhiều, hãy nói: “Để đảm bảo chúng ta triển khai kế hoạch này được tốt, buổi họp tiếp theo nên diễn ra khi nào? Khi mọi người đã có đủ thời gian lên kế hoạch và liên lạc với những người nên tham gia cùng, có được không? Như vậy sẽ là khoảng bao lâu?”. Thông thường thì vài ngày đến 1 tuần lễ là đủ. Bạn không yêu cầu họ triển khai ngay lập tức giải pháp. Bạn chỉ yêu cầu họ tổ chức các buổi họp nhóm riêng của họ với những người liên quan để thảo luận về kế hoạch. Khi tất cả đã đồng ý về thời gian của cuộc họp tiếp theo, cảm ơn mọi người, hẹn gặp lại họ vào thời gian đã chọn và kết thúc buổi họp.

Với tất cả mọi người đã cùng chung chí hướng với nhau về vấn đề và giải pháp, cuộc họp tiếp theo của bạn sẽ đi vào hành động thực tiễn một cách tự nhiên.