Sử dụng các hành động dưới đây có thể giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả hơn, sinh lời hơn, bằng việc nâng cao các phẩm chất mà bạn mong muốn có trong văn hóa của doanh nghiệp.

Việc bắt đầu với hành động nào, áp dụng một vài hành động hay tất cả là không quan trọng. Điều cần thiết nhất đầu tiên là xác định xem bạn muốn một văn hóa doanh nghiệp như thế nào.

Sau khi qua bước định hình trên, chọn một hành động mà bạn cảm thấy thoải mái nhất, hoặc chọn một hành động bạn đã quen thuộc hàng ngày, hoặc sẽ thường xuyên áp dụng trong một dự án tương lai gần. Hãy từng bước thực hiện các thay đổi nhỏ, theo chiều hướng bạn mong muốn, sau đó đánh giá tình hình để tinh chỉnh, hoặc tiếp tục các bước tiếp theo.

1. Quyết định nền văn hóa mà bạn mong muốn

Tổ chức một cuộc họp với nhóm nhân sự quản lý để thảo luận và đi đến nhất trí về những phẩm chất mà bạn muốn tăng trường trong công việc. Yêu cầu họ nghĩ tới một bối cảnh thực tế đã gặp trong quá khứ, trong công việc hay cuộc sống, khi họ cảm thấy có động lực cao và hào hứng với nhiệm vụ. Với bối cảnh trên hiện rõ trong tâm trí, yêu cầu họ suy nghĩ và nói ra điều gì họ cho rằng đã khiến họ cảm thấy đầy động lực như vậy. Tập hợp lại danh sách tất cả những chia sẻ của mọi người, bao gồm cả bản thân bạn. Sau đó lấy chính chúng làm danh sách các mục tiêu văn hóa mà bạn muốn doanh nghiệp của mình đạt được, hay nói cách khác là kết quả bạn mong muốn từ quá trình “cải cách” văn hóa.

2. Củng cố, tăng cường các phẩm chất bạn mong muốn

Văn hóa nhanh chóng thay đổi khi các nhà lãnh đạo thực hiện những thay đổi nhỏ trong cách họ làm việc mỗi ngày. Những thay đổi làm củng cố thêm các phẩm chất mà họ mong muốn có trong doanh nghiệp. Ví dụ như muốn tăng cường khả năng làm việc nhóm, hãy đưa ra các quyết định sau quá trình thảo luận nhóm, nếu muốn có các mối quan hệ tốt hơn, hãy làm thân với mọi người một cách gần gũi nhất,…

Có thể sẽ mất một hay một vài tháng để bạn và các nhân sự quản lý cảm thấy quen thuộc với cách nghĩ và làm mới trên. Nhưng khi thực hiện được, bạn sẽ cảm nhận thấy được những phản hồi tích cực từ nhân viên. Ví dụ như mọi người sẽ chịu trách nhiệm cá nhân nhiều hơn với công việc, quá trình vận hành công việc diễn ra suôn sẻ hơn, ít “vấn đề” đổ dồn về trước cửa phòng chờ bạn giải quyết hơn.

3. Xây dựng các mối quan hệ

Duy trì các mối quan hệ tốt là nền tảng cho giao tiếp tốt hơn, cải thiện quá trình ra quyết định, và sau cùng là tăng hiệu suất công việc. Cách trực tiếp nhất để xây dựng các mối quan hệ là bằng việc ngồi lại với nhau, mặt đối mặt, tìm hiểu kĩ hơn về nhau.

4. Cho mọi người tham gia vào các quyết định

Khi một quyết định sắp được đưa ra có ảnh hưởng đến nhiều người, hãy bằng cách nào đó cho họ tham gia vào nó. Điều này không có nghĩa bạn giao hẳn việc gia quyết định cho họ, mà có nghĩa là cùng nhau thảo luận và trao đổi ý tưởng. Bạn luôn luôn có thể yêu cầu mọi người đóng góp ý tưởng để ra một quyết định.

5. Truyền đạt tới mọi người về “bức tranh toàn cảnh”

Thường xuyên cập nhật tới tất cả mọi người về bức tranh toàn cảnh. Đó là các vấn đề như công ty đang hoạt động thế nào, kế hoạch dài hạn ra sao, các khách hàng nổi bật, những bước phát triển mới, khó khăn và cơ hội,…Khi mọi người hiểu rõ về bức tranh toàn cảnh, họ sẽ đưa ra các quyết định tốt hơn.

6. Cho mọi người thấy họ ở đâu trong “bức tranh toàn cảnh”

Đảm bảo rằng các nhân viên hiểu được về tổng quan quá trình sản xuất, đặc biệt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ.

Họ nên hiểu được vị trí của họ trong hệ thống, và hiểu cách đo lường hiệu quả công việc của họ. Họ phải đặc biệt hiểu về các lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát được, như năng suất lao động, mức độ hài lòng của khách hàng, hay thất thoát nguyên liệu.

7. Tưởng thưởng cho những nhân viên có hành vi chuẩn mực

Ghi nhận và khen thưởng nhân viên có hành vi về mặt văn hóa mà bạn mong muốn bằng các buổi vinh danh, phần thưởng, và cơ hội thăng chức. Hãy công nhận đóng góp của họ một cách công khai và cá nhân, để làm rõ cho tất cả mọi người thấy rằng những hành vi và thái độ nào được ban lãnh đạo đánh giá cao và kỳ vọng. Hãy đặt quyết định thăng tiến dựa trên các giá trị được nhân viên thể hiện, chứ không chỉ dựa trên vị trí đang trống, kỹ năng công việc, hay xác định hạn hẹp ở yếu tố hiệu quả tài chính. Hãy nhớ rằng mọi hành động bạn làm với tư cách một nhà lãnh đạo là cơ hội để củng cố các giá trị văn hóa mà bạn mong muốn.

8. Đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận nhóm

Làm việc nhóm là một biện pháp tốt để đẩy tinh thần làm việc lên cao. Hãy khuyến khích người quản lý chia sẻ thông tin, thảo luận các vấn đề, và đưa ra quyết định cùng với cả nhóm. Giúp họ nhìn nhận thấy rằng các quyết định mang tính cá nhân, riêng lẻ, không giúp xây dựng một nền văn hóa hỗ trợ, hợp tác, tin tưởng lẫn nhau trong công việc.

Với tư cách một người lãnh đạo, các đề nghị ra quyết định mà người khác trình lên bạn thường ảnh hưởng tới toàn bộ tổ chức, ảnh hưởng nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy hãy cố gắng hạn chế việc phải đưa ra quyết định trực tiếp ngay khi nhận được báo cáo.

Bất cứ khi nào có thể, hãy đưa việc ra quyết định vào lịch trình họp nhóm để củng cố tinh thần làm việc nhóm, qua đó mang lại những quyết định tốt hơn.

Hãy nhắc nhở các thành viên trong nhóm rằng việc ra quyết định cá nhân có thể tỏ ra hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng về dài hạn sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa công ty.

9. Sử dụng một quy trình ra quyết định đúng đắn

Đừng ngay lập tức chuyển sang bước hành động trước khi những người bị ảnh hưởng trực tiếp xác định được vấn đề thực sự là gì. Hãy tập hợp cả nhóm lại và hỏi từng người về 4 câu hỏi dưới đây. Sau đó ghi từng câu trả lời lên bảng rồi cùng thảo luận:

1) Bạn nhìn nhận thế nào về vấn đề mà chúng ta đang gặp phải?

2) Chúng ta có thể đưa ra hành động gì để khắc phục?

3) Chúng ta nên cân nhắc điều gì trước khi ra quyết định?

4) Ai là người có thể làm gì đó trong tình huống này?

10. Khuyến khích mọi người lên tiếng

Người ta thường ngại lên tiếng trong các cuộc họp bởi họ không cảm thấy “an toàn”, hoặc cho rằng sẽ chẳng ai cân nhắc tới mối quan tâm hay ý tưởng của mình. Hãy thay đổi điều này bắc cách khuyến khích mọi người lên tiếng nhiều hơn về vấn đề hoặc đưa ra đề xuất.

Đừng bao giờ đánh giá hay chỉ trích một ý tưởng hay đề xuất với những lời bình luận như: “Tôi không cho rằng điều đó sẽ hiệu quả”. Thay vào đó, quay ngược lại đặt câu hỏi với cả nhóm: “Mọi người có suy nghĩ gì về ý kiến này?”.

Bên cạnh đó, hãy khuyến khích mọi người có những ý kiến trực diện về vấn đề. Hỏi cả nhóm: “Mọi người có ý tưởng gì về vấn đề này không?” hoặc “Chúng ta có nên thảo luận sâu thêm về điểm nào không?”. Đảm bảo rằng mọi người hiểu được sự quan tâm của bạn đến các vấn đề của họ, rằng bạn sẵn lòng trực tiếp giúp cá nhân họ tiến về phía trước.

11. “Cởi mở” thông tin về tài chính

Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu được bức tranh tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là những phần ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của họ. Họ nên được biết tổng quan về những giá trị họ trực tiếp đóng góp để mang về, những chi phí mà doanh nghiệp mất cho vị trí của họ và sự ảnh hưởng của việc làm thêm giờ tới hoạt động tài chính. Họ phải đặc biệt hiểu bất cứ mảng tài chính nào họ có thể trực tiếp ảnh hưởng tới, ví dụ như: năng suất, chi tiêu, dịch vụ khách hàng, hoặc lãng phí trong công việc hàng ngày.

12. Đánh giá đúng mức ý tưởng của mọi người

Hầu hết nhân viên đều có nhiều ý tưởng giúp cải thiện công việc của cá nhân họ, nhưng rất nhiều người không cảm thấy ý tưởng của họ được đánh giá cao. Hãy thay đổi điều này. Tổ chức buổi họp với các nhân sự để thảo luận cởi mở, không phán xét, về các vấn đề, cơ hội, và các ý tưởng mới. 

Để mọi người biết được rằng suy nghĩ của họ cũng quan trọng không kém suy nghĩ của các nhân sự cấp cao hơn. Sau đó nếu có thể hãy để họ đưa ra giải pháp và trực tiếp triển khai các giải pháp đó.

13. Khuyến khích phản hồi “360 độ” trong nhóm làm việc

Tập hợp nhóm làm việc lại với nhau. Đặt ra cho cả nhóm 2 câu hỏi:

1) Điều gì tôi vẫn đang làm giúp công việc của bạn thuận lợi hơn? Đó là điều mà tôi nên làm nhiều hơn.

2) Tôi có thể làm gì để giúp công việc của bạn thuận lợi hơn?

Yêu cầu mọi người lần lượt ghi lên bảng câu trả lời của mình cho 2 câu hỏi trên. Sau đó cùng nhau thảo luận về các câu trả lời và khuyến khích mọi người đưa ra ý tưởng về hành động cần làm với những thông tin vừa thu được.

14. Hỗ trợ nhân sự phát triển sự nghiệp

Xây dựng một kế hoạch phát triển sự nghiệp thực tế và có thể đạt tới được, đáp ứng mong muốn, sở thích và mục tiêu riêng của nhân sự. Khuyến khích sự tham gia của họ vào việc điều chỉnh công việc hàng ngày sao cho họ được làm nhiều hơn những việc họ muốn, ít hơn những việc họ không muốn.

15. Đánh giá lại công tác đào tạo

Những khóa đào tạo chính thống là lý tưởng trong bối cảnh nhân sự thiếu hụt kỹ năng, song lại hiếm khi hữu ích cho các vấn đề về văn hóa hay con người. Bạn có thể cắt một phần ngân sách cho việc đào tạo để đầu tư vào việc cho mọi người thảo luận cùng nhau những khó khăn, trở ngại trong công việc. 

Phần lớn những trở ngại đều ở cấp độ văn hóa của con người. Ví dụ vấn đề về vai trò, quyền hạn, niềm tin, các mối quan hệ,…Một mảng vấn đề lớn khác là ở hệ thống quy trình làm việc.

16. Đừng biến vấn đề của người khác thành của mình

Một người gặp một vấn đề sẽ có động lực để giải quyết nó. Vì vậy đừng lấy đi của họ “quyền” được ra phương án và giải quyết nó. Nếu họ đưa ra một đề xuất, là một người quản lý, thay vì nói: “Tôi sẽ xem xét và báo lại sau”, hãy nói: “Thú vị đấy, cùng thảo luận xem bạn sẽ triển khai nó thế nào”.

Hãy thử đặt những câu hỏi mang tính “huấn luyện”, nhằm giữ vấn đề và ý tưởng ở lại với người trực tiếp liên quan, cũng là người quan tâm nhất và có động lực nhất.

Một số câu hỏi có thể đặt ra cho họ như:

+ Hãy nói thêm về vấn đề đó? Ai là người đứng sau nó?

+ Vấn đề đó là của ai? Ai là người phải chịu đựng vì nó?

+ Còn ai khác bị ảnh hưởng bởi vấn đề này không? Bạn có thể tìm cách kéo họ tham gia không?

+ Bạn có biết vấn đề này khiến chúng ta tổn thất thế nào không?

+ Điều này phù hợp với kế hoạch của chúng ta không?

+ Bạn có sẵn sàng tiếp nhận việc này không?

+ Tôi có thể làm gì để giúp bạn triển khai không?

17. Xác định ai là người có vấn đề

Bước đầu tiên trong quá trình giải quyết vấn đề là xác định xem ai là người có vấn đề. Ví dụ, mặc dù việc dây chuyền sản xuất gặp sự cố khiến ban lãnh đạo khó chịu, song những người thực sự phải chịu đựng vấn đề trên là những công nhân vận hành dây chuyền đó. Họ mới là những người trực tiếp có vấn đề. Xác định người có vấn đề có thể sẽ rất khó khăn. Theo định nghĩa, đó là những người phải chịu đựng về thể chất, tinh thần, và tài chính. Thông thường đó là những người ở gần nhất với hoạt động xảy ra vấn đề.

18. Đừng đổ lỗi, hãy giải quyết vấn đề

Người ta không ai lại cố tình phạm sai lầm. Vì vậy, nếu điều đó không may xảy ra, hãy tập trung mọi người lại và cùng nhau tìm hiểu điều gì đã xảy ra. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rằng không có vấn đề nào tự nhiên xuất hiện cả, luôn có nguyên nhân, thường là điều gì đó trong hệ thống, và rằng bạn muốn tìm ra gốc rễ của vấn đề để nó không tái diễn nữa. Nếu mọi người nghĩ rằng bạn đang tìm cách đổ lỗi, họ sẽ không lên tiếng và bạn khó có thể tìm ra cách ngăn chặn các vấn đề tương tự trong tương lai. Trong mọi trường hợp, nền văn hóa doanh nghiệp nơi mọi người tìm cách đổ lỗi cho nhau không nên là thứ bạn mong muốn. Nó rất thiếu hiệu quả, không thể là nền tảng cho thành công được.

19. Tuyển dụng “nội bộ”

Đăng tuyển công khai về vị trí đang cần tuyển và cho phép tất cả nhân viên cũng có thể ứng tuyển. Với những người ứng tuyển không thành công, hãy đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng nhằm họ cải thiện thêm khả năng của mình cho những lần tuyển dụng tiếp theo.

20. Thu hút nhân viên tham gia vào quá trình tuyển dụng

Cho phép nhân viên tham gia vào quá trình lựa chọn hồ sơ ứng tuyển và tuyển dụng của các vị trí trực tiếp làm việc với họ. Khi cả nhóm được tham gia vào lựa chọn thành viên mới của mình, họ sẽ rất có động lực để giúp thành viên đó có thể hòa nhập và thành công. Việc làm đơn giản này có thể giúp cải thiện rất nhiều phẩm chất mà bạn muốn trong doanh nghiệp của mình như: làm việc nhóm, sự tham gia, trách nhiệm, sự tin tưởng,…

Khi một ứng viên tương lai được trực tiếp phỏng vấn bởi những “đồng đội” mới của họ, họ sẽ cảm thấy tinh thần đồng đội được đánh giá cao ở doanh nghiệp của bạn. Rất nhiều người thích lựa chọn môi trường làm việc như vậy. Vì thế đây có thể là yếu tố quyết định trong việc thuyết phục các ứng viên hàng đầu gia nhập công ty của bạn.

21. Phỏng vấn nhân viên mới

Làm quen với nhân viên mới. Xây dựng mối quan hệ cá nhân với họ, tìm hiểu về những điều họ thích và không thích ở công ty cũ. Thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn. Những thông tin này cũng có thể rất hữu ích cho việc cải thiện môi trường làm việc tại công ty bạn.

Hồi tưởng lại thời bạn mới đi làm, điều gì tốt, điều gì không tốt, bạn hồi đó thích gì, và bạn cảm thấy có động lực như thế nào khi được quản lý cấp cao trực tiếp nói chuyện, hưỡng dẫn bạn.

22. Gặp gỡ nhân sự sắp rời công ty

Bạn phải hiểu được lý do nhân sự nghỉ việc. Khi các cuộc nói chuyện này tiết lộ những vấn đề đáng báo động về văn hóa, hãy ghi nhận lại và thảo luận với các nhân sự quản lý.

Lưu ý rằng theo thống kê lý do phổ biến nhất khiến mọi người xin nghỉ việc là bởi mối quan hệ tệ hại với quản lý trực tiếp của họ. Bạn có thể thấy rằng một trong những người giám sát, hay quản lý của bạn, dù kỹ năng công việc rất tốt, nhưng lại không giỏi trong việc quản lý con người.

Bạn có thể thảo luận vấn đề này với giám đốc nhân sự, nhưng hãy nhớ rằng những gì nhân sự làm luôn là tấm gương phản ánh văn hóa của công ty, trong đó phần lớn được thiết lập bởi hành động của người lãnh đạo. Trong trường hợp này, thảo luận với ban lãnh đạo về những điều đang diễn ra tại công ty có thể vô tình làm dẫn tới những hành vi không mong muốn.

Cố gắng đừng nhìn nhận con người là vấn đề. Thay vào đó, hãy hiểu rằng chính văn hóa doanh nghiệp là thứ hỗ trợ cho các hành vi có vấn đề. Muốn thay đổi hành vi, hãy thay đổi văn hóa trước.

23. Tiến hành khảo sát ý kiến nhân viên

Phần lớn các bản khảo sát trong môi trường doanh nghiệp thường không được chuyên gia về văn hóa chào đón, bởi chúng thường coi nhân viên như là những “đối tượng” để thống kê, nghiên cứu. Họ hoàn toàn không được tham gia vào quá trình thiết kế khảo sát đó, cũng như không nắm được rằng kết quả thu về sẽ được sử dụng như thế nào.

Chính vì vậy, bạn có thể sử dụng khảo sát ý kiến để xây dựng sự cởi mở trong doanh nghiệp và củng cố các giá trị mà bạn mong muốn. Hãy nhớ “quy tắc vàng” của văn hóa: Nếu ai đó bị ảnh hưởng bởi một quyết định, họ nên tham gia vào nó. Thu hút nhân viên cùng tham gia vào quá trình lên nội dung cho phiếu khảo sát, cũng như thông báo trước cho họ và các quản lý về mục đích của chúng, cũng như các thông tin thu được sẽ được sử dụng như thế nào. 

24. Sử dụng bảng tin nội bộ để thông báo các quyết định quan trọng

Đăng lên bảng thông báo toàn công ty các quy trình đưa ra quyết định ảnh hưởng tới nhân viên. Các quyết định này có thể bao gồm thăng chức, thưởng, lịch nghỉ lễ, lịch đào tạo, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, hay bất cứ điều gì khác liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới mọi người. 

Nếu nhân viên cảm thấy quy trình này là đúng đắn, họ sẽ sẵn sàng chấp nhận quyết định sau cùng hơn, mặc dù có thể họ không thích nó. Nhắc nhở mọi người rằng một quy trình ra quyết định tốt luôn có sự tham gia của những người bị ảnh hưởng bởi quyết định.

25. Tổ chức các “cuộc họp về văn hóa”

Đây là một việc rất phức tạp và khiến nhiều nhà quản lý cảm thấy không thoải mái khi mới bắt đầu. Tuy nhiên kết quả mang lại có thể sẽ rất ngoạn mục. Một số nhà quản lý gọi những cuộc họp này là “Cuộc họp không có kế hoạch”, tuy nhiên chúng có một mục tiêu thực sự, đó là tập trung vào các mối quan hệ.

Báo trước cho nhóm quản lý rằng bạn sẽ tổ chức các cuộc họp hàng tháng, kéo dài khoảng 1 giờ đồng hồ, với chủ đề “Cách chúng ta làm việc cùng nhau, các mối quan hệ, sự giao tiếp – những gì chúng ta có thể làm để tạo ra được môi trường làm việc tốt hơn”.

Bởi vì hầu hết mọi người chỉ quen với các cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề, trong khi loại cuộc họp này lại không để giải quyết vấn đề, họ sẽ muốn đưa ra các ý tưởng cho các hành động cụ thể. Đảm bảo với họ rằng các cuộc họp này là nhằm xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau. Khuyến khích họ thảo luận cởi mở, đặc biệt là để mọi người chia sẻ các trải nghiệm của bản thân và ý nghĩa của chúng.

Sau khoảng 3 đến 4 buổi họp, mọi người sẽ bắt đầu cảm thấy thoải mái hơn với việc chia sẻ trải nghiệm của mình, đồng thời không vội vàng hành động hay kết luận. Trong khi đó bạn có thể sẽ nhận thấy những thay đổi nhỏ nhưng đáng kể trong cách mọi người làm việc cùng nhau bên ngoài phạm vi các buổi họp. 

Sau khoảng 6 buổi họp, tương đương khoảng 6 tháng, nhóm quản lý có thể đã quen thuộc với các cuộc họp về văn hóa, bạn có thể thoải mái đưa chúng vào như một phần của các cuộc họp thông thường của mình.