211 — Các cuộc phỏng vấn về văn hóa doanh nghiệp

Phỏng vấn về văn hóa doanh nghiệp là một cuộc nói chuyện có cấu trúc cụ thể, song nhẹ nhàng, thân mật, nơi 2 con người tiếp nhận thông tin từ nhau để hiểu về nhau rõ hơn. Bằng cách xây dựng một mối quan hệ, cuộc phỏng vấn này củng cố nền tảng văn hóa, tạo tiền đề cho việc cải thiện giao tiếp, cải thiện khâu ra quyết định, và cải thiện hiệu quả công việc tổng thể của công ty.

Ngoài ra, các cuộc phỏng vấn như vậy còn giúp các nhà quản lý hiểu sâu sắc về văn hóa công ty và những điểm họ cần tập trung sự chú ý của mình.

Xây dựng một mối quan hệ chứ không phải giải quyết một vấn đề

Cuộc phỏng vấn về văn hóa không nhằm mục đích thu thập thông tin hay giải quyết một vấn đề về hoạt động của doanh nghiệp. Đúng hơn nó là một cơ hội để 2 con người ngồi lại, hiểu về nhau rõ hơn qua việc chia sẻ trải nghiệm của nhau. Mỗi cuộc phỏng vấn như vậy nên kéo dài từ 40-90 phút, được bảo mật tuyệt đối, và diễn ra ở một nơi riêng tư và “trung lập”, như phòng ăn trưa, phòng họp, tại quán cà phê, hay đơn giản như là khi đi dạo cùng nhau quanh nơi làm. Lý tưởng nhất là 2 người ngồi lại với nhau trên những chiếc ghế êm ái, thoải mái nhất.

Đó là lúc để người quản lý bước ra khỏi vai trò thông thường của mình là người cung cấp thông tinh, người đưa ra quyết định, người trả lời các câu hỏi. Trong cuộc phỏng vấn, người quản lý hay người giám sát lắng nghe, thấu hiểu, và xây dựng mối quan hệ với nhân sự. Cuộc phỏng vấn nên được hiểu là một phần của quá trình rộng hơn, nhắm đến một môi trường văn hóa doanh nghiệp cởi mở hơn, gắn kết hơn, hợp tác hơn.

Lên kế hoạch trước

Cần phải lên lịch phỏng vấn trước để người được phỏng vấn có thời gian suy nghĩ về nó và lên lịch công việc hàng ngày cho phù hợp. Chú ý nhấn mạnh với người được phỏng vấn rằng mục đích của nó là “để hiểu nhau hơn”. Nếu các cuộc phỏng vấn là từ quyết định chính thức của một nhóm lãnh đạo về văn hóa, bạn cũng có thể nói cho họ như vậy. Giải thích rằng cuộc phỏng vấn là bí mật, dự kiến kéo dài bao lâu, rằng nó không phải là một cuộc thảo luận nhằm  giải quyết một vấn đề, và không trực tiếp dẫn tới hành động cụ thể nào cả.

Mỗi cuộc phỏng vấn đều khác nhau

Như con người, mỗi cuộc phỏng vấn đều đặc biệt. Hãy thư giãn, biến nó thành một phần phong cách cá nhân của bạn, và thả trôi nó theo dòng chảy tự nhiên. Đảm bảo rằng bạn không chỉ lắng nghe từ phía đối phương mà cũng chia sẻ ngược lại với họ những kinh nghiệm cá nhân của mình.

Hãy thử đề cập đến một vài chủ đề trong số 3 khía cạnh lớn dưới đây. Tất nhiên đây cũng chỉ là gợi ý, bạn có thể tự thực hiện theo ý mình.

Hỏi về quá khứ:

+ Cơ duyên nào đưa bạn đến với công ty? Trước đó bạn làm gì?

+ Tuổi thơ của bạn thế nào? Học trường nào? Sinh ra và lớn lên ở đâu? Bố mẹ bạn làm nghề gì?

+ Bạn có gia đình chưa? Vợ/chồng, con cái bạn thế nào? Bạn có sở thích gì? Cuối tuần thường làm gì? Thích đi du lịch ở đâu?

+ Bạn muốn mọi người biết gì về mình?

+ Bạn muốn biết gì về tôi?

Hỏi về tương lai:

+ Bạn có hy vọng gì về tương lai? Gồm cả về công việc và ngoài công việc?

+ Bạn mong chờ điều gì?

Hỏi về hiện tại:

+ Cảm giác của bạn khi lần đầu tới đây làm việc là như thế nào? Quá trình làm việc từ đó tới nay ra sao? Có những điểm nào nổi bật?

+ Một số trải nghiệm gần đây nhất của bạn ở đây và chúng có ý nghĩa như thế nào với bạn?

+ Hãy chia sẻ về sự giao tiếp và các mối quan hệ của bạn tại đây?

+ Bạn thích thú nhất với phần nào trong công việc hàng ngày?

+ Ngược lại, phần nào bạn cảm thấy không hào hứng nhất?

+ Bạn muốn điều gì được thay đổi tại đây?

Các buổi phỏng vấn cải thiện môi trường văn hóa doanh nghiệp bằng cách xây dựng những mối quan hệ cá nhân và đưa vào môi trường làm việc một dạng thảo luận mới với nhân sự. Sau vài lần phỏng vấn, người quản lý sẽ nhận thấy những chủ đề văn hóa phổ biến, hoặc được lặp lại nhiều lần, từ đó họ có thể đưa ra các hành động phù hợp mà không vi phạm tính bảo mật của các cuộc phỏng vấn riêng tư đó.

Ai nên là người phỏng vấn?

Bất kỳ ai ở bất cứ cấp độ nào trong bất cứ tổ chức nào có thể đứng ra thực hiện các buổi phỏng vấn. Ví dụ như:

+ Buổi phỏng vấn có thể là một phần của quá trình thay đổi văn hóa từ trên xuống dưới.

+ Một người giám sát viên có thể phỏng vấn chính các thành viên trong nhóm của mình.

+ Một người trong một chi nhánh của công ty có thể phỏng vấn một người từ chi nhánh khác.

+ Nhân viên tiếp nhận, thất vọng với lịch trình giao hàng, có thể phỏng vấn chính người mua, từ đó giúp cải thiện mối quan hệ công việc giữa 2 phía.

Một cuộc phỏng vấn “cổ điển” là giữa một người trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm của mình ở bất kỳ cấp bậc nào của tổ chức. Tuy nhiên đây còn là một cách tuyệt vời để làm quen với bất cứ ai bạn đang làm cùng nhưng chưa hiểu nhau lắm. Có thể bạn đã nói chuyện công việc nhiều năm trời với người đó, nhưng chỉ qua điện thoại chẳng hạn. Đơn giản là thử mời họ đi ăn trưa, đi uống cà phê, và “phỏng vấn” họ một cách thân mật, tự nhiên nhất. Bạn không nhất thiết phải đề cập một cách trực tiếp về “cuộc phỏng vấn”. Bạn có thể phỏng vấn mọi người một cách chính thức hay không chính thức, ở bất kỳ đâu bạn nghĩ rằng có thể giúp cải thiện mối quan hệ.

Thảo luận về các chủ đề phỏng vấn tại cuộc họp cấp quản lý

Đối với nhóm lãnh đạo cao nhất, các cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin chính xác, cần thiết về văn hóa doanh nghiệp, từ đó giúp họ định hình và định hướng quá trình phát triển văn hóa. Sau khi mỗi người quản lý thực hiện từ 4 tới 6 cuộc phỏng vấn, hãy thảo luận về các chủ đề đang nổi lên tại cuộc họp hàng tháng. Nếu bạn là người đứng đầu của nhóm quản lý, bạn phải chú ý đến việc hạn chế thảo luận “đào sâu” vào bất kỳ cuộc phỏng vấn cụ thể nào. Thảo luận như vậy, hoặc tệ hơn là tiết lộ ai đã nói gì trong cuộc phỏng vấn, sẽ vi phạm tính bảo mật cần thiết cho sự thành công của chiến dịch phỏng vấn.

Lên lịch phỏng vấn

Nhóm quản lý quyết định thực hiện các cuộc phỏng vấn thường giữ một danh sách nhân sự trong tổ chức và kiểm tra ai đã được phỏng vấn bởi ai. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều có cơ hội được tham gia quá trình phỏng vấn. Lý tưởng nhất, mỗi người quản lý nên thực hiện 1 cuộc phỏng vấn mỗi tuần. 

Nếu bạn là người đứng đầu nhóm lãnh đạo, bạn phải khuyến khích, hối thúc các thành viên trong nhóm tuân theo lịch trình phỏng vấn đã thống nhất của họ. Một phần của sự khích lệ đó chính là việc bản thân bạn tuân thủ lịch phỏng vấn của mình. Nếu bạn không thực hiện kế hoạch của bạn, họ có thể sẽ “noi gương” theo.